Informacje dotyczące ochrony danych dla klientów

Poniższe informacje dotyczące ochrony danych mają na celu poinformowanie Państwa o tym, w jaki sposób wykorzystujemy Państwa dane osobowe. Postępujemy zgodnie z przepisami niemieckiego prawa o ochronie danych oraz wymogami europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Administrator danych

Jeśli mają Państwo ogólne pytania dotyczące ochrony danych w firmie Imtron lub chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw wynikających z RODO, wystarczy wysłać do nas wiadomość. W tym celu mogą Państwo skorzystać z poniższych danych kontaktowych:

Pocztą tradycyjną:
Imtron GmbH

- Dział ochrony danych –
Media-Saturn-Straße 1
, 85053 Ingolstadt

E-mail: datenschutz@imtron.eu

Kontakt z inspektorem ochrony danych 

Ponadto mają Państwo prawo zwrócić się we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych bezpośrednio do naszego zewnętrznego inspektora ochrony danych. Można się z nim skontaktować w następujący sposób: 

Pocztą:
dr Christian Borchers

c/o datenschutz süd GmbH
, Wörthstraße 15
, 97082 Würzburg

E-mail: MMS-DSB@datenschutz-sued.de

Cele przetwarzania i podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach:
 

1. Obsługa klienta

Gdy kontaktują się Państwo z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub tradycyjną, np. w celu uzyskania informacji o naszych produktach, w sprawie części zamiennej lub naprawy albo w związku z wycofaniem produktu z rynku, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu rozpatrzenia Państwa sprawy i udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie.

W tym celu przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne,
• dane kontaktowe,
• dane umowne i rozliczeniowe,
• inne treści komunikacji niezbędne do wyjaśnienia sprawy lub realizacji zlecenia.

Państwa dane są przetwarzane w celu zarządzania Państwem jako klientem w naszych systemach oraz wypełnienia wobec Państwa istniejących zobowiązań umownych. Ponadto przechowujemy Państwa dane w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.

O ile wyrazili Państwo wcześniej zgodę, nagrywamy poszczególne rozmowy telefoniczne w celu zapewnienia jakości obsługi oraz szkolenia doradców klienta. Zgoda jest wyrażana za pośrednictwem systemu dialogu głosowego i jest dokumentowana wraz z odpowiednimi danymi połączenia. Przetwarzamy Państwa dane w celach szkoleniowych i związanych z zapewnieniem jakości w celu ulepszenia naszych usług.

Ponadto – o ile wyrażą Państwo na to zgodę – bezpośrednio po zakończeniu rozmowy telefonicznej zostaną Państwo poproszeni o ocenę zadowolenia z obsługi klienta. Ocena ta służy zapewnieniu jakości i jest przez nas przechowywana w formie zanonimizowanej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę ze skutkiem na przyszłość (patrz sekcja „Państwa prawa”).

W ramach obsługi klienta możemy w razie potrzeby korzystać z pomocy sztucznej inteligencji („AI”), aby szybciej i skuteczniej rejestrować, przetwarzać i/lub odpowiadać na zapytania klientów. Dane nie są wykorzystywane w celach wykraczających poza przetwarzanie Państwa sprawy, ani przez nas, ani przez zatrudnionych przez nas usługodawców, którzy w ramach przetwarzania na zlecenie są ściśle związani umową i zobowiązani do przestrzegania naszych wytycznych. Nie ma również miejsca na zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie.

W przypadku korzystania z botów telefonicznych opartych na sztucznej inteligencji (AI) w naszej infolinii Państwa wypowiedzi są krótkotrwale nagrywane w celu natychmiastowego przepisania ich na tekst. Na podstawie otrzymanego tekstu bot generuje odpowiednią odpowiedź w formie tekstowej, która z kolei jest przekształcana w celu odtworzenia jej w formie mowy.

Przetwarzanie Państwa danych w ramach obsługi klienta ma na celu wypełnienie zobowiązań umownych lub podjęcie działań przedumownych. Przetwarzanie odbywa się również regularnie w oparciu o nasz uzasadniony interes polegający na skutecznym rozpatrywaniu zapytań klientów oraz w celu udokumentowania prowadzonej korespondencji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.
 

2. Chatbot Imtron (Interactive Instruction Manual)

Na naszej stronie internetowej udostępniamy Państwu wsparcie w postaci chatbota (Interactive Instruction Manual firmy Imtron). Użytkownicy strony internetowej mogą uzyskać dostęp do chatbota za pomocą kodu QR dołączonego w formie drukowanej do produktów lub poprzez ręczne wpisanie adresu URL w przeglądarce internetowej, a następnie zadawać pytania dotyczące konkretnych produktów, ogólnych informacji lub pomocy technicznej. Z chatbota Imtron można również korzystać za pomocą mikrofonu, wprowadzając polecenia głosowe; przetwarzanie głosu użytkownika lub przekształcanie mowy na tekst nie odbywa się jednak w naszych systemach, lecz wyłącznie w środowisku użytkownika (tj. w jego systemie operacyjnym lub przeglądarce).

Chatbot wykorzystuje sztuczną inteligencję („AI”) i generuje odpowiedzi jako tekstowy, automatyczny system dialogowy w oparciu o różne udostępnione źródła danych.

Do efektywnego korzystania z chatbota Imtron nie jest wymagane wprowadzanie danych osobowych, a zgodnie z warunkami użytkowania jest to niedozwolone. Jeśli jednak podczas korzystania z chatbota Imtron wprowadzone zostaną dane osobowe (tzw. narzucone dane osobowe), będą one przetwarzane w zakresie opisanym poniżej.

Historie rozmów są przechowywane przez 30 dni i analizowane w tym okresie. Przechowywane historie rozmów są wykorzystywane do ciągłego ulepszania i dalszego rozwoju chatbota Imtron. Nie wiąże się to z procesem szkolenia ani uczeniem maszynowym chatbota Imtron. Analiza danych służy również ulepszaniu naszych produktów. Przechowywanie danych ma ponadto na celu zapewnienie odpowiedniej przejrzystości oraz ochronę firmy Imtron w przypadku roszczeń prawnych.

Podczas interakcji z chatbotem Imtron gromadzone są ponadto techniczne metadane oraz informacje nieosobowe, takie jak np. data i godzina, liczba wiadomości, liczba pozytywnych i negatywnych ocen oraz identyfikator sesji (unikalny identyfikator dla każdego zapytania).

Podstawą prawną przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przetwarzanie odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes polegający na udostępnianiu chatbota Imtron lub powiązanych z nim usług oraz udzielaniu jak najlepszych odpowiedzi na zadane pytania, a także na rejestrowaniu, zapewnianiu jakości i dalszym rozwoju naszych produktów i procesów.
 

3. Sponsoring

W zakresie, w jakim zapewniamy nagrody w konkursach i innych akcjach marketingowych organizowanych przez spółki należące do grupy lub zewnętrznych partnerów, przetwarzamy Państwa dane kontaktowe w celu powiadomienia o wygranej oraz wysłania nagrody zgodnie z odpowiednimi warunkami uczestnictwa. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. O ile wyraziłeś na to wyraźną zgodę, mamy prawo podać imię i nazwisko lub nazwę konta w mediach społecznościowych zwycięzcy. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
 

4. Pliki dziennika, pliki cookie, usługi analityki internetowej, identyfikatory i retargeting
W przypadku odwiedzenia naszej strony internetowej przetwarzane są w pierwszej kolejności dane dotyczące połączenia internetowego, które przeglądarka użytkownika przekazuje na nasz serwer. Nasza strona internetowa rejestruje przy każdym wywołaniu szereg ogólnych danych i informacji, które są tymczasowo zapisywane w plikach dziennika serwera. Plik dziennika jest tworzony w ramach automatycznego protokołu systemu komputerowego przetwarzającego dane. Rejestrowane mogą być m.in.:

• Dostęp do strony internetowej (data, godzina i częstotliwość)

• Sposób, w jaki użytkownik trafił na stronę (poprzednia strona, hiperłącze itp.)

• Ilość przesłanych danych

• Jakiej przeglądarki i jej wersji używasz

• System operacyjny, z którego Państwo korzystają

• Z jakiego dostawcy usług internetowych korzystają Państwo

• Twój adres IP, który dostawca usług internetowych przypisuje Twojemu komputerowi podczas łączenia się z Internetem.

Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub lit. b RODO, a także § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG (ustawa o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych), ponieważ przetwarzanie tych danych jest niezbędne do funkcjonowania strony internetowej w celu zapewnienia jej prawidłowego działania oraz prawidłowego wyświetlania treści. Ponadto dane te służą nam do optymalizacji naszej strony internetowej oraz zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

W celu poprawy funkcjonalności, przeprowadzania analiz, personalizacji treści i reklam na naszej stronie internetowej oraz na stronach osób trzecich (retargeting), a także zapewnienia pełnego doświadczenia zakupowego, wykorzystujemy pliki cookie, narzędzia analityczne i inne technologie. W tym celu korzystamy z rozwiązań opracowanych przez nas samych lub z rozwiązań dostarczanych przez usługodawców. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7, a częściowo art. 49 ust. 1 lit. a RODO oraz § 25 ust. 1 TDDDG. 

Odbiorcy danych

W poszczególnych przypadkach Państwa dane są przekazywane wymienionym poniżej odbiorcom (zleceniobiorcom i partnerom współpracującym). Wymagamy od wszystkich odbiorców zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz przetwarzania ich zgodnie z obowiązującym prawem.

1. Spółki powiązane w ramach grupy

Spółki powiązane z nami w ramach grupy MediaMarktSaturn Retail Group otrzymują Państwa dane, o ile jest to konieczne do zapewnienia przez nas wszystkich usług związanych z markami własnymi.

W celu przeprowadzenia likwidacji szkody przekazujemy w szczególności dane do sklepu stacjonarnego lub internetowego sieci MediaMarkt i Saturn, w którym Państwo nabyli Państwo nasz produkt, a także do działów prawnych i ubezpieczeniowych grupy w celu rozpatrywania reklamacji, spraw dotyczących odpowiedzialności za produkt oraz wycofywania produktów z rynku.

Podstawą prawną tych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. c RODO.

2. Podmioty trzecie i podmioty przetwarzające dane

Aby móc wypełniać nasze zobowiązania umowne i ustawowe, korzystamy również z usług zewnętrznych dostawców. Państwa dane mogą być przekazywane m.in. następującym odbiorcom:

• partnerom współpracującym, o ile jest to konieczne w ramach rozpatrywania spraw dotyczących rękojmi/gwarancji oraz napraw,

• do firmy Capita West GmbH, Nassauer Ring 39-41, 47803 Krefeld, w związku z usługami call center,

• usługodawcom, np. w celu wysyłki paczek i listów lub realizacji płatności,

• podmiotom przetwarzającym dane w rozumieniu art. 28 RODO, np. w celu zapewnienia funkcjonowania naszego systemu informatycznego,

• w przypadku, gdy pomimo upomnienia nie uregulują Państwo zaległych należności, możemy przekazać dane niezbędne do przeprowadzenia windykacji podmiotowi świadczącemu usługi windykacyjne w celu windykacji powierniczej. 

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Przywiązujemy dużą wagę do przetwarzania Państwa danych na terenie UE. Może się jednak zdarzyć, że w ramach administracji, rozwoju i eksploatacji systemów informatycznych, a także działań marketingowych i komunikacji z klientami, korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane poza UE („państwa trzecie”). W krajach tych, pomimo starannego doboru i zobowiązania usługodawców, nie można w sposób bezwzględny zagwarantować wysokiego europejskiego poziomu ochrony danych. W przypadku przekazywania danych do Stanów Zjednoczonych istnieje na przykład ryzyko, że dane te mogą być przetwarzane przez amerykańskie organy władzy w celach kontrolnych i inwigilacyjnych, bez możliwości skorzystania ze skutecznych środków prawnych lub wyegzekwowania wszystkich praw osób, których dane dotyczą.

W przypadku korzystania z usług dostawców w państwach trzecich podejmujemy dodatkowe środki zgodnie z art. 44 i następnych RODO, zapewniając w ten sposób, że przekazanie danych jest co do zasady dopuszczalne oraz że spełnione są szczególne warunki przekazania do państwa trzeciego (np. poprzez zawarcie standardowych umów unijnych i zapewnienie dodatkowych gwarancji, a także stosowanie uzupełniających środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie lub anonimizacja).

O ile ewentualne przekazanie danych odbywa się na podstawie Państwa zgody, złożenie oświadczenia jest dobrowolne. Obejmuje ono wówczas również Państwa zgodę zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. a RODO na przetwarzanie danych poza EOG, np. w USA. Zgodę tę można w każdej chwili wycofać, zgodnie z opisem w sekcji „Państwa prawa”.

Okres przechowywania i rutynowe usuwanie danych osobowych

Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub w zakresie przewidzianym przez przepisy ustawowe lub wykonawcze. Po ustaniu lub osiągnięciu celu Państwa dane osobowe zostaną usunięte lub zablokowane. Na przykład nagrania rozmów telefonicznych są automatycznie usuwane po upływie sześciu miesięcy.

W przypadku zablokowania dane zostaną usunięte, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe lub umowne terminy przechowywania.

Państwa prawa

Oczywiście przysługują Państwu prawa związane z gromadzeniem Państwa danych, o których chętnie Państwa poinformujemy. Zgodnie z przepisami prawnymi mają Państwo prawo

• do uzyskania od nas informacji o danych osobowych, które Państwa dotyczą (art. 15 RODO)

• do sprostowania danych (art. 16 RODO)

• do usunięcia danych (art. 17 RODO)

• do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

• do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

• do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mają Państwo prawo, zgodnie z art. 21 RODO, w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania.

• do cofnięcia udzielonej zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce do momentu cofnięcia zgody.

   

Jeśli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw*, wystarczy wysłać wiadomość do naszego inspektora ochrony danych:

Pocztą tradycyjną:

Imtron GmbH

- Dział ochrony danych -
Media-Saturn-Straße 1

85053 Ingolstadt

Niemcy

E-mail:

datenschutz@imtron.eu

*W celu zapewnienia Państwu bezpieczeństwa, w przypadku dochodzenia przez Państwa swoich praw (np. wniosku o udzielenie informacji lub żądania usunięcia danych) jesteśmy zobowiązani, w razie potrzeby, uzyskać dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia Państwa tożsamości, aby np. nie ujawniać danych osobowych osobom nieuprawnionym lub aby takie dane usunąć. Jeśli identyfikacja nie będzie możliwa, w przypadku wątpliwości co do Państwa tożsamości będziemy zmuszeni odmówić rozpatrzenia takich wniosków.

• Skarga do organu nadzorczego

Jeśli przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych lub w inny sposób doszło do naruszenia Państwa praw w zakresie ochrony danych, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego.

Linki do stron internetowych innych przedsiębiorstw

Nasza strona internetowa zawiera linki do stron internetowych innych przedsiębiorstw. Nie ponosimy odpowiedzialności za środki ochrony danych na zewnętrznych stronach internetowych, do których można przejść za pomocą tych linków. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności tych zewnętrznych stron internetowych.

Zmiany w polityce prywatności

Aby zapewnić, że nasza polityka prywatności zawsze jest zgodna z aktualnymi przepisami prawnymi, zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w dowolnym momencie. Dotyczy to również sytuacji, w której polityka prywatności musi zostać dostosowana ze względu na nowe lub zmienione oferty lub usługi.

Stan na: lipiec 2025 r.