Privacyverklaring voor klanten

De volgende privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken. Daarbij houden wij ons aan de bepalingen van de Duitse wetgeving inzake gegevensbescherming en aan de vereisten van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verantwoordelijke

Als u algemene vragen hebt over gegevensbescherming bij Imtron of als u de rechten wilt uitoefenen die u volgens de AVG toekomen, volstaat een eenvoudig bericht. Hiervoor kunt u de volgende contactgegevens gebruiken:

Per post:
Imtron GmbH

- Afdeling Gegevensbescherming –
Media-Saturn-Straße 1
85053 Ingolstadt

E-mail: datenschutz@imtron.eu

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming 

Daarnaast hebt u het recht om bij alle vragen over gegevensbescherming ook rechtstreeks contact op te nemen met onze externe functionaris voor gegevensbescherming. U kunt hem als volgt bereiken: 

Per post:
Dr. Christian Borchers

c/o datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg

E-mail: MMS-DSB@datenschutz-sued.de

Doeleinden en rechtsgrondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
 

1. Klantenservice

Wanneer u telefonisch, per e-mail of per post contact met ons opneemt, bijvoorbeeld om informatie over onze producten te verkrijgen, in verband met een reserveonderdeel of een reparatie, of in verband met een productterugroeping, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw verzoek te behandelen en uw vraag te beantwoorden.

Daarbij verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identiteitsgegevens,
• contactgegevens,
• contract- en factuurgegevens,
• andere communicatie-inhoud die nodig is om de kwestie op te helderen of de opdracht uit te voeren.

Uw gegevens worden verwerkt zodat wij u als klant in onze systemen kunnen beheren en onze contractuele verplichtingen jegens u kunnen nakomen. Daarnaast slaan wij uw gegevens op om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

De rechtsgrondslag is artikel 6, lid 1, onder b) en f) van de AVG.

Indien u vooraf toestemming hebt gegeven, nemen wij afzonderlijke telefoongesprekken op met het oog op kwaliteitsborging en voor de opleiding van onze klantadviseurs. De toestemming wordt verleend via het spraakdialoog systeem en wordt gedocumenteerd samen met de bijbehorende communicatieverbindingsgegevens. Wij verwerken uw gegevens voor opleidings- en kwaliteitsdoeleinden om onze dienstverlening te verbeteren.

Bovendien wordt u – voor zover u hiermee instemt – direct na het telefoongesprek gevraagd naar uw tevredenheid over de klantenservice. Deze beoordeling dient ter kwaliteitsborging en wordt door ons in geanonimiseerde vorm opgeslagen.

De rechtsgrondslag is artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG. U hebt het recht om een gegeven toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken (zie paragraaf „Uw rechten“).

In het kader van de klantenservice maken wij eventueel gebruik van kunstmatige intelligentie („AI“) om vragen van klanten sneller en efficiënter te registreren, te verwerken en/of te beantwoorden. Er vindt geen gebruik plaats dat verder gaat dan het doel van de verwerking van uw verzoek, noch door ons, noch door door ons ingeschakelde dienstverleners die in het kader van de verwerking in opdracht contractueel strikt aan onze instructies zijn gebonden. Er vindt evenmin geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats.

Bij het gebruik van (AI-)belbots in onze hotline wordt wat u zegt kortstondig opgenomen om het onmiddellijk in tekstvorm te transcriberen. De bot stelt op basis van de ontvangen tekstinvoer het betreffende antwoord in tekstvorm op, dat vervolgens zodanig wordt omgezet dat het als spraak wordt weergegeven.

De verwerking van uw gegevens in het kader van de klantenservice vindt plaats ter nakoming van contractuele verplichtingen of ter uitvoering van precontractuele maatregelen. De verwerking vindt ook regelmatig plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afhandeling van klantvragen en ter onderbouwing van gevoerde correspondentie.

De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder b) of f) van de AVG.
 

2. Imtron-chatbot (Interactive Instruction Manual)

Op onze website bieden wij u ondersteuning in de vorm van een chatbot (Imtron Interactive Instruction Manual). Bezoekers van de website kunnen via een QR-code, die in gedrukte vorm bij de producten is bijgevoegd, of via een handmatig in de webbrowser ingevoerde URL toegang krijgen tot de chatbot en daar productspecifieke vragen stellen over algemene informatie of productondersteuning. De Imtron-chatbot kan ook via uw microfoon met spraakopdrachten worden bediend; de verwerking van uw stem of de omzetting van gesproken tekst in tekst vindt daarbij niet plaats op onze systemen, maar uitsluitend in uw omgeving (d.w.z. op uw besturingssysteem of in uw browser).

De chatbot werkt met kunstmatige intelligentie („AI“) en genereert antwoorden als een op tekst gebaseerd, automatisch dialoogsysteem op basis van verschillende ter beschikking gestelde gegevensbronnen.

Voor een effectief gebruik van de Imtron-chatbot is het invoeren van persoonsgegevens niet vereist en volgens de gebruiksvoorwaarden niet toegestaan. Indien bij het gebruik van de Imtron-chatbot toch persoonsgegevens worden ingevoerd (zogenaamde ‘opgedrongen persoonsgegevens’), worden deze verwerkt in de hieronder beschreven omvang.

De chatgeschiedenissen worden 30 dagen bewaard en gedurende deze periode geanalyseerd. De opgeslagen chatgeschiedenissen worden gebruikt om de Imtron-chatbot voortdurend te verbeteren en verder te ontwikkelen. Dit houdt geen training of machine learning van de Imtron-chatbot in. De analyse vindt eveneens plaats met het oog op de verbetering van onze producten. De opslag dient bovendien om voldoende transparantie te waarborgen en Imtron te beschermen in het geval van juridische vorderingen.

Bij de interactie met de Imtron-chatbot worden daarnaast technische metagegevens en niet-persoonsgebonden informatie verzameld, zoals bijvoorbeeld datum en tijdstip, het aantal berichten, het aantal positieve en negatieve beoordelingen, en een sessie-ID (unieke identificatiecode voor elke aanvraag).

De rechtsgrondslag voor de verwerking van de bovengenoemde persoonsgegevens is art. 6, lid 1, onder f) van de AVG. De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van de Imtron-chatbot en de daarmee samenhangende diensten, het zo goed mogelijk beantwoorden van de gestelde vragen, alsmede bij het bijhouden van logbestanden, kwaliteitsborging en de verdere ontwikkeling van onze producten en processen.
 

3. Sponsoring

Voor zover wij prijzen ter beschikking stellen voor prijsvragen en andere marketingacties van groepsondernemingen of externe samenwerkingspartners, verwerken wij uw contactgegevens om u op de hoogte te stellen van een winst en om de prijs te verzenden in overeenstemming met de betreffende deelnamevoorwaarden. De rechtsgrondslag voor de verwerking is art. 6, lid 1, onder b), AVG. Voor zover u hier uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, hebben wij het recht om de naam of het socialemedia-account van de winnaar te vermelden. De rechtsgrondslag voor de verwerking is artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG.
 

4. Logbestanden, cookies, webanalysediensten, identificatiecodes en retargeting
Wanneer u onze website bezoekt, worden allereerst de internetverbindingsgegevens verwerkt die uw browser naar onze server verzendt. Onze website registreert bij elk bezoek een reeks algemene gegevens en informatie, die tijdelijk worden opgeslagen in logbestanden van een server. Een logbestand wordt aangemaakt in het kader van een automatisch logboek van het verwerkende computersysteem. Onder andere het volgende kan worden geregistreerd:

• Bezoek aan de website (datum, tijdstip en frequentie)

• Hoe u op de website bent terechtgekomen (vorige pagina, hyperlink enz.)

• Hoeveelheid verzonden gegevens

• Welke browser en welke browserversie u gebruikt

• Het besturingssysteem dat u gebruikt

• Welke internetprovider u gebruikt

• Uw IP-adres, dat uw internetprovider aan uw computer toewijst wanneer u verbinding maakt met het internet.

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is art. 6, lid 1, onder f) AVG resp. onder b) AVG, alsmede § 25, lid 2, nr. 2 TDDDG (Wet op de gegevensbescherming voor telecommunicatie en digitale diensten), aangezien de verwerking van deze gegevens noodzakelijk is voor de werking van de website, om de functionaliteit van de website te waarborgen en de inhoud van onze website correct weer te geven. Daarnaast gebruiken wij de gegevens om onze website te optimaliseren en de veiligheid van onze IT-systemen te waarborgen.

Voor een verbeterde functionaliteit, analyses, het personaliseren van de inhoud en advertenties op onze website en websites van derden (retargeting) en voor een complete winkelervaring maken wij gebruik van cookies, analysetools en andere technologieën. Hiervoor werken wij met zelfontwikkelde oplossingen of maken wij gebruik van oplossingen van dienstverleners. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, onder a), art. 7, gedeeltelijk art. 49, lid 1, onder a) van de AVG, alsmede § 25, lid 1 van de TDDDG. 

Ontvangers van gegevens

Uw gegevens worden in individuele gevallen doorgegeven aan de hieronder vermelde ontvangers (ingeschakelde dienstverleners en samenwerkingspartners). Wij eisen van alle ontvangers dat zij de veiligheid van uw persoonsgegevens waarborgen en deze verwerken in overeenstemming met de geldende wetgeving.

1. Gelieerde ondernemingen

De aan ons gelieerde ondernemingen van de MediaMarktSaturn Retail Group ontvangen uw gegevens, voor zover dit noodzakelijk is om alle diensten op het gebied van huismerken te kunnen leveren.

Voor de afhandeling van schadeclaims verstrekken wij met name gegevens aan de winkel of de online shop van de verkoopketens MediaMarkt en Saturn waar u ons product hebt gekocht, evenals aan de concernafdelingen Legal en Insurance met het oog op de afhandeling van klachten, productaansprakelijkheidszaken en productterugroepingen.

De rechtsgrondslag hiervoor is art. 6, lid 1, onder b) of c) van de AVG.

2. Derden en verwerkers

Om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, doen wij ook een beroep op externe dienstverleners. Uw gegevens kunnen onder andere aan de volgende ontvangers worden doorgegeven:

• samenwerkingspartners, voor zover nodig in het kader van de afhandeling van garantiegevallen en reparaties,

• aan Capita West GmbH, Nassauer Ring 39-41, 47803 Krefeld, in verband met callcenterdiensten,

• dienstverleners, bijvoorbeeld voor de verzending van pakketten en brieven of voor de afhandeling van betalingen,

• verwerkers in de zin van art. 28 AVG, bijvoorbeeld om onze IT-activiteiten te waarborgen,

• indien u openstaande vorderingen ondanks een aanmaning niet betaalt, kunnen wij de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een incasso doorgeven aan een incassodienstverlener met het oog op incasso in beheer. 

De rechtsgrondslag is artikel 6, lid 1, onder b) of f) van de AVG.

Doorgifte van gegevens naar derde landen

Wij hechten er veel waarde aan om uw gegevens binnen de EU te verwerken. Het kan echter voorkomen dat wij in het kader van de administratie, ontwikkeling en exploitatie van IT-systemen, alsmede de marketing- en klantcommunicatie, gebruikmaken van dienstverleners die gegevens buiten de EU verwerken („derde landen“). In deze landen kan het hoge Europese niveau van gegevensbescherming, ondanks een zorgvuldige selectie en de verplichting van de dienstverleners, niet noodzakelijkerwijs worden gegarandeerd. Indien er een gegevensoverdracht naar de VS plaatsvindt, bestaat bijvoorbeeld het risico dat deze gegevens door Amerikaanse autoriteiten kunnen worden verwerkt voor controle- en toezichtdoeleinden, zonder dat er doeltreffende rechtsmiddelen beschikbaar zijn of dat alle rechten van betrokkenen afdwingbaar zijn.

Indien wij gebruikmaken van dienstverleners in derde landen, nemen wij aanvullende maatregelen overeenkomstig art. 44 e.v. AVG en zorgen er zo voor dat de doorgifte in principe is toegestaan en dat aan de bijzondere voorwaarden voor een doorgifte naar een derde land is voldaan (bijvoorbeeld door het sluiten van EU-modelovereenkomsten en aanvullende waarborgen, aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling of anonimisering).

Indien een eventuele gegevensoverdracht plaatsvindt op basis van uw toestemming, is het geven van deze verklaring vrijwillig. Deze omvat dan ook uw toestemming overeenkomstig art. 49, lid 1, onder a) AVG voor gegevensverwerking buiten de EER, bijvoorbeeld in de VS. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken, zoals beschreven in het gedeelte „Uw rechten“.

Bewaartermijn en routinematige verwijdering van persoonsgegevens

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens alleen gedurende de periode die nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken of voor zover dit in wetten of voorschriften is vastgelegd. Zodra het doel is vervallen of vervuld, worden uw persoonsgegevens gewist of geblokkeerd. Zo worden bijvoorbeeld opnames van telefoongesprekken na zes maanden automatisch gewist.

In geval van blokkering vindt de verwijdering plaats zodra wettelijke of contractuele bewaartermijnen dit niet in de weg staan.

Uw rechten

Uiteraard hebt u rechten met betrekking tot de verzameling van uw gegevens, waarover wij u hierbij graag informeren. U hebt volgens de wettelijke voorschriften recht

• op informatie van ons over de persoonsgegevens die op u betrekking hebben (art. 15 AVG)

• op rectificatie (art. 16 AVG)

• op verwijdering (art. 17 AVG)

• op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)

• op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)

• op bezwaar tegen de verwerking (art. 21 AVG) Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig art. 6, lid 1, onder f) AVG, hebt u het recht om overeenkomstig art. 21 AVG te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking.

• op intrekking van een gegeven toestemming (art. 7, lid 3 AVG) Indien uw persoonsgegevens op basis van een toestemming worden verwerkt, heeft de intrekking geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot aan de intrekking heeft plaatsgevonden.

   

Als u uw rechten* wilt uitoefenen, volstaat een eenvoudig bericht aan onze functionaris voor gegevensbescherming:

Per post:

Imtron GmbH

- Afdeling Gegevensbescherming -
Media-Saturn-Straße 1

85053 Ingolstadt

Duitsland

Per e-mail:

datenschutz@imtron.eu

*Ter bescherming van uw belangen zijn wij verplicht om bij het uitoefenen van uw rechten (bijvoorbeeld verzoeken om inzage of verzoeken tot verwijdering) in voorkomend geval aanvullende informatie in te winnen die nodig is om uw identiteit te bevestigen, om bijvoorbeeld te voorkomen dat persoonsgegevens aan onbevoegden worden verstrekt of om dergelijke gegevens te verwijderen. Mocht identificatie niet mogelijk zijn, dan moeten wij de afhandeling van dergelijke verzoeken weigeren indien er twijfel bestaat over uw identiteit.

• Klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of indien uw rechten op het gebied van gegevensbescherming op een andere manier zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Links naar websites van andere bedrijven

Onze website bevat links naar websites van andere bedrijven. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de maatregelen inzake gegevensbescherming op externe websites die u via deze links kunt bereiken. Informeer u alstublieft ter plaatse over de gegevensbescherming van deze externe websites.

Wijziging van de privacyverklaring

Om te waarborgen dat onze privacyverklaring te allen tijde voldoet aan de actuele wettelijke voorschriften, behouden wij ons het recht voor om deze te allen tijde te wijzigen. Dit geldt ook voor het geval dat de privacyverklaring moet worden aangepast vanwege nieuwe of herziene aanbiedingen of diensten.

Stand: juli 2025